Por Fernando Menchini

Pouco tempo atrás recebi uma ligação de um amigo perguntando a minha visão sobre a centralização ou

descentralização da área de processos. Esta preocupação é frequente na maioria das empresas que possuem ou estão trabalhando para a organização de uma área de processos e, nos últimos anos notamos que a necessidade de documentação de processos sempre traz este questionamento.  Afinal, por que é necessário manter os processos documentados e atualizados?

Em primeira instância, processos precisam ser documentados e atualizados visando à manutenção da conformidade para com as normas e regulamentações vigentes que exigem o entendimento do funcionamento do negócio. Além disso, a documentação e gerenciamento dos processos de maneira contínua permite que as organizações aperfeiçoem seus recursos, avaliando constantemente os processos e garantindo sua transparência. Ainda sim permanecem os desafios da documentação dos processos de negócio de forma que eles representem a realidade, e de mantê-los atualizados.

O primeiro passo para a documentação e gerenciamento de  processos é a montagem de uma força tarefa nas áreas de negócios e processos, e/ou contratar uma consultoria para documenta-los. Em seguida há que se definir o que será feito com as informações obtidas através da documentação. Deixar estas informações paradas terá sido um desperdício de recursos, dado que houve um investimento de tempo e recursos para a realização desta atividade.  A Governança de Processos é a disciplina encarregada da manutenção contínua dos processos e, mais ainda, preservar os investimentos feitos em processos. Muito discutida nos dias de hoje a Governança de Processos irá disciplinar a organização para preservar seus investimentos, com perfis e responsabilidades claros, padrões e ferramentas que consigam garantir a manutenção destas documentações. Já há algum tempo as consultorias vem se propondo a criar dentro das empresas uma área que seja a responsável por manter e buscar na prática o que chamamos de melhoria contínua para as organizações utilizando a documentação destes processos. Por fim, qual é o modelo ideal desta Governança, ela deve ser centralizada ou descentralizada?

Primeiramente há que se esclarecer que um modelo de Governança centralizada é aquele onde tantos as regras quanto à responsabilidade de documentar os processos ficam por conta da área de processos. Neste caso a área de negócio só é envolvida no momento em que for preciso investigar novos ou modificar o processo. Enquanto o modelo de Governança descentralizado exige que a área de negócio seja a responsável pela manutenção contínua dos documentos de processos e melhoria dos mesmos.

Em particular, temos que a Governança descentralizada é a ideal para as companhias na atualidade. Inicialmente concentrar a Governança na área de negócios poderá parecer complicado. Tendo em vista que o papel da Governança de Processos é criar padrões e buscar ferramentas que facilitem a manutenção destes documentos de processos, a atuação das áreas de negócio da companhia faz com que o tempo para que se faça a captura dos processos e análise seja menor, otimizando ainda mais o uso dos recursos investidos para se estabelecer esta disciplina.

Sem duvida a Governança de Processos não é instaurada da noite para o dia.  Inicialmente a área de processos terá que estabelecer um objetivo e um plano para concretizar, pois é necessário investimento em educação e conscientização como também em ferramentas que permitam viabilizar esta descentralização com mais controle e monitoramento dos padrões e objetivos que se deseja alcançar. A concretização deste modelo é sem duvida  uma visão de longo prazo e para que os processos estejam sempre orientados aos objetivos e estratégia corporativos, e disciplina e trabalho duro são essenciais.

Por fim, estabelecer uma cultura e um padrão para os processos corporativos é, sem dúvida nenhuma, uma tarefa contínua e que demanda esforço constante, seja ela descentralizada ou centralizada. No entanto, quanto maior for o número de envolvidos ou a descentralização, melhores são as chances da construção e disseminação da cultura dos processos onde todos podem e devem contribuir para o sucesso desta empreitada.